Personal Data Protection Notice / Notis Perlindungan Data Peribadi

English  |  Bahasa Malaysia

English

This Personal Data Protection Notice ("Notice") is issued by DDO IP Enterprise ("DDO IP", "we", "us" or "our") in accordance with Section 7 of the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA"), as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024. It applies to all personal data we collect through this website at ddoip.my — including the trademark filing form, the quotation estimator, and our email and WhatsApp contact channels — and to personal data you otherwise provide in the course of engaging us for intellectual property filing and related services.

1. The personal data we collect

Depending on how you use this website, we collect and process the following personal data about the applicant, the person completing a form on the applicant's behalf, and anyone who requests a quotation or contacts us:

• Full name;
• Identification details — Malaysian company registration number (SSM), NRIC number, passport number, or foreign company registration number, as applicable;
• Residential or business address;
• Email address and contact/telephone number;
• Details of the trademark, including any word mark text, logo image, colour claims, class(es) and specification of goods/services, and date of first use;
• Where the mark contains non-Roman characters, the script/language, transliteration and translation or meaning supplied;
• Copies of identity or business registration documents, and any certified translations, that you upload as attachments;
• Where you use the quotation estimator: your name, email address, mobile number and company name (if given), together with the scope of the quotation you request — the type of right, the number of classes and marks, and whether the mark involves foreign characters or colour;
• Any information you choose to share when you contact us by email or through the WhatsApp contact button on this website;
• Technical information generated by your use of the website, such as your IP address, browser/device information, and the date and time of submission, which is recorded automatically by our hosting, form and analytics infrastructure.

We do not knowingly request "sensitive personal data" (as defined under the PDPA — for example, data relating to health, religious belief or the commission of an offence) through this website. Please do not include such information in any free-text field or attachment unless it is strictly necessary and relevant to your filing.

2. Purposes of collection and processing

We collect and process your personal data for the following purposes:

• To assess, prepare, and file the trademark (or other intellectual property) application you have requested, including corresponding with the Intellectual Property Corporation of Malaysia ("MyIPO") and, where applicable, foreign IP offices or agents;
• To communicate with you about your filing, including sending status updates, requesting additional information or documents, and issuing quotations, invoices and receipts;
• To prepare and send you an indicative quotation requested through the quotation estimator, and to follow up with a fixed quotation;
• To verify your identity and authority to file on behalf of the applicant;
• To arrange certified translation of non-Roman-character marks where you have asked us to do so;
• To maintain our own business records, accounts and client files, and to comply with our professional, regulatory, and legal obligations (including those under the Trade Marks Act 2019 and its regulations, and applicable tax and anti-money-laundering laws);
• To respond to enquiries you send us, including via the WhatsApp contact channel on this website;
• To detect, prevent and investigate spam, fraud, or misuse of this website.

3. Source of personal data

The personal data described above is provided directly by you (or the applicant you represent) when you complete and submit the filing form or the quotation estimator, attach documents, or otherwise correspond with us.

4. Your right to access and correct your data

You have the right, subject to the PDPA, to request access to the personal data we hold about you and to request that we correct any data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up to date. You may make such a request by contacting us using the details in section 9 below. We may require you to verify your identity before acting on your request, and we may charge a nominal processing fee as permitted under the PDPA and its regulations.

5. Class of third parties to whom data may be disclosed

We may disclose your personal data to:

• MyIPO and, where your instructions require it, foreign intellectual property offices, associate agents or examiners, for the purpose of prosecuting your application;
• Our cloud service providers — currently Google LLC, through Google Workspace (Google Sheets and Google Drive) — which store the information and documents you submit on our behalf as our data processor;
• A certified translator or notary, where you have asked us to arrange certified translation of a non-Roman-character mark;
• Our professional advisors (such as auditors or insurers), regulators, and law enforcement or government authorities, where we are required or permitted to do so by law;
• Any other party you have separately and specifically authorised us to disclose your data to.

We do not sell your personal data, and we do not disclose it to third parties for their own direct marketing purposes.

6. Cross-border transfer

Because we use Google Workspace, your personal data (including any documents you upload) may be stored on, and transferred to, servers located outside Malaysia. Under Section 129 of the PDPA (as amended with effect from 1 April 2025), we may only transfer personal data outside Malaysia where the recipient jurisdiction offers a data protection standard that is substantially similar to, or provides at least an adequate level of protection as, the PDPA, or where another exception under the PDPA applies (including your explicit consent). By submitting the filing form, you consent to this transfer for the purposes described in this Notice.

7. Choices and means for limiting the processing of your data

Where a field on any form on this website is not marked as compulsory, you may choose not to complete it, though this may affect our ability to advise on or process your application (see section 8 below). You may also ask us at any time to limit the processing of your data to what is strictly necessary for an active filing, or to stop using it for a particular secondary purpose (for example, general correspondence not related to an active matter), by contacting us using the details in section 9.

8. Whether provision of data is obligatory or voluntary

Providing the personal data marked as required on the filing form or the quotation estimator is necessary for us to act on your request — without it, we will generally not be able to prepare a quotation, or prepare or submit your application. Providing data in fields not marked as required is voluntary; however, incomplete information may cause delay, or mean that a matter cannot proceed until the missing information is supplied. Where you tick the box asking us to advise the specification of goods/services on your behalf, we will use the trademark and class information you have provided to do so.

9. Withdrawing consent, enquiries and complaints

You may withdraw your consent to our processing of your personal data at any time by contacting us at ddo.ip101@gmail.com or +6010 458 5762. Please note that withdrawing consent after we have already begun acting on your instructions may mean we are unable to continue with your filing, and will not affect the lawfulness of processing carried out before your withdrawal. If you have a complaint about how we have handled your personal data, please contact us first using the same details so that we can try to resolve it; you may also lodge a complaint with the Personal Data Protection Department of Malaysia (Jabatan Perlindungan Data Peribadi, JPDP).

10. Data security and retention

We take reasonable technical and organisational measures to protect your personal data against loss, misuse, and unauthorised access, use, modification or disclosure, consistent with the Security Principle under the PDPA. We retain personal data collected through the forms on this website for 60 days from the date of submission, after which it is securely deleted or anonymised, unless a longer period is required by law, by an active instruction from you, or to complete a filing that is still in progress.

11. Data breach notification

In the event of a personal data breach that is likely to result in significant harm to you, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and affected data subjects without unnecessary delay, in accordance with the breach notification obligations introduced by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024 (in force from 1 June 2025).

12. Data Protection Officer

Based on our current volume of data processing, DDO IP is not currently required to appoint a Data Protection Officer under the thresholds set by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024. We will appoint one if and when required to do so by law. In the meantime, all enquiries relating to personal data should be directed to the contact in section 9.

13. Changes to this Notice

We may update this Notice from time to time to reflect changes in our practices or in the law. The "Last updated" date at the top of this page shows when it was last revised. Continued use of this website and its forms after a revised Notice is published constitutes your acknowledgement of the update.

14. Language

This Notice is provided in both English and Bahasa Malaysia, in accordance with Section 7(2) of the PDPA. The Bahasa Malaysia version appears below.

Bahasa Malaysia

Notis Perlindungan Data Peribadi ini ("Notis") dikeluarkan oleh DDO IP Enterprise ("DDO IP", "kami" atau "pihak kami") selaras dengan Seksyen 7 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("APDP"), sebagaimana yang dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024. Notis ini terpakai kepada semua data peribadi yang kami kumpul melalui laman web ini di ddoip.my — termasuk borang pemfailan cap dagangan, penganggar sebut harga, serta saluran hubungan e-mel dan WhatsApp kami — dan kepada data peribadi yang anda berikan selainnya semasa melantik kami untuk perkhidmatan pemfailan harta intelek dan perkhidmatan berkaitan.

1. Data peribadi yang kami kumpul

Bergantung kepada cara anda menggunakan laman web ini, kami mengumpul dan memproses data peribadi berikut mengenai pemohon, orang yang melengkapkan borang bagi pihak pemohon, dan sesiapa yang meminta sebut harga atau menghubungi kami:

• Nama penuh;
• Butiran pengenalan diri — nombor pendaftaran syarikat Malaysia (SSM), nombor Kad Pengenalan (NRIC), nombor pasport, atau nombor pendaftaran syarikat asing, mengikut mana yang berkenaan;
• Alamat kediaman atau perniagaan;
• Alamat e-mel dan nombor telefon/hubungan;
• Butiran cap dagangan, termasuk teks tanda perkataan, imej logo, tuntutan warna, kelas dan spesifikasi barangan/perkhidmatan, serta tarikh penggunaan pertama;
• Jika tanda tersebut mengandungi aksara bukan Rumi, skrip/bahasa, transliterasi dan terjemahan atau makna yang diberikan;
• Salinan dokumen pengenalan diri atau pendaftaran perniagaan, dan sebarang terjemahan bertauliah, yang anda muat naik sebagai lampiran;
• Jika anda menggunakan penganggar sebut harga: nama, alamat e-mel, nombor telefon bimbit dan nama syarikat anda (jika diberikan), bersama skop sebut harga yang anda minta — jenis hak, bilangan kelas dan tanda, serta sama ada tanda tersebut melibatkan aksara asing atau warna;
• Sebarang maklumat yang anda pilih untuk kongsi apabila anda menghubungi kami melalui e-mel atau butang hubungan WhatsApp di laman web ini;
• Maklumat teknikal yang dijana secara automatik oleh penggunaan laman web anda, seperti alamat IP, maklumat pelayar/peranti, serta tarikh dan masa penghantaran, yang direkodkan secara automatik oleh infrastruktur hosting, borang dan analitik kami.

Kami tidak secara sengaja meminta "data peribadi sensitif" (sebagaimana ditakrifkan di bawah APDP — contohnya, data berkaitan kesihatan, kepercayaan agama atau pelakuan kesalahan) melalui laman web ini. Sila jangan sertakan maklumat sedemikian dalam mana-mana ruangan teks bebas atau lampiran melainkan ia benar-benar perlu dan relevan dengan pemfailan anda.

2. Tujuan pengumpulan dan pemprosesan

Kami mengumpul dan memproses data peribadi anda bagi tujuan-tujuan berikut:

• Untuk menilai, menyediakan, dan memfailkan permohonan cap dagangan (atau harta intelek lain) yang anda minta, termasuk berhubung dengan Perbadanan Harta Intelek Malaysia ("MyIPO") dan, jika berkenaan, pejabat harta intelek asing atau ejen berkaitan;
• Untuk berhubung dengan anda mengenai pemfailan anda, termasuk menghantar kemas kini status, meminta maklumat atau dokumen tambahan, serta mengeluarkan sebut harga, invois dan resit;
• Untuk menyediakan dan menghantar sebut harga indikatif yang anda minta melalui penganggar sebut harga, dan untuk membuat susulan dengan sebut harga tetap;
• Untuk mengesahkan identiti dan kuasa anda untuk memfailkan bagi pihak pemohon;
• Untuk menguruskan terjemahan bertauliah bagi tanda yang mengandungi aksara bukan Rumi, jika anda meminta kami berbuat demikian;
• Untuk mengekalkan rekod perniagaan, akaun dan fail klien kami sendiri, serta mematuhi kewajipan profesional, kawal selia dan undang-undang kami (termasuk di bawah Akta Cap Dagangan 2019 dan peraturan-peraturannya, serta undang-undang cukai dan anti-pengubahan wang haram yang berkenaan);
• Untuk menjawab pertanyaan yang anda hantar kepada kami, termasuk melalui saluran hubungan WhatsApp di laman web ini;
• Untuk mengesan, mencegah dan menyiasat spam, penipuan, atau penyalahgunaan laman web ini.

3. Sumber data peribadi

Data peribadi yang diterangkan di atas diberikan secara terus oleh anda (atau pemohon yang anda wakili) semasa anda melengkapkan dan menghantar borang pemfailan atau penganggar sebut harga, memuat naik dokumen, atau selainnya berhubung dengan kami.

4. Hak anda untuk mengakses dan membetulkan data anda

Anda mempunyai hak, tertakluk kepada APDP, untuk meminta akses kepada data peribadi yang kami simpan mengenai anda dan untuk meminta kami membetulkan sebarang data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Anda boleh membuat permintaan sedemikian dengan menghubungi kami menggunakan butiran di bahagian 9 di bawah. Kami mungkin memerlukan anda mengesahkan identiti anda sebelum bertindak ke atas permintaan anda, dan kami mungkin mengenakan fi pemprosesan yang munasabah sebagaimana dibenarkan di bawah APDP dan peraturan-peraturannya.

5. Golongan pihak ketiga yang mungkin menerima data anda

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada:

• MyIPO dan, jika arahan anda memerlukannya, pejabat harta intelek asing, ejen bersekutu atau pemeriksa, bagi tujuan mengendalikan permohonan anda di hadapan pejabat pendaftaran;
• Pembekal perkhidmatan awan kami — pada masa ini Google LLC, melalui Google Workspace (Google Sheets dan Google Drive) — yang menyimpan maklumat dan dokumen yang anda hantar bagi pihak kami sebagai pemproses data kami;
• Penterjemah bertauliah atau notari, jika anda meminta kami menguruskan terjemahan bertauliah bagi tanda yang mengandungi aksara bukan Rumi;
• Penasihat profesional kami (seperti juruaudit atau penanggung insurans), pihak berkuasa kawal selia, dan pihak berkuasa penguatkuasaan undang-undang atau kerajaan, apabila kami dikehendaki atau dibenarkan berbuat demikian oleh undang-undang;
• Mana-mana pihak lain yang anda telah beri kebenaran secara berasingan dan khusus kepada kami untuk mendedahkan data anda.

Kami tidak menjual data peribadi anda, dan kami tidak mendedahkannya kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran langsung mereka sendiri.

6. Pemindahan data merentasi sempadan

Oleh kerana kami menggunakan Google Workspace, data peribadi anda (termasuk sebarang dokumen yang anda muat naik) mungkin disimpan di, dan dipindahkan ke, pelayan yang terletak di luar Malaysia. Di bawah Seksyen 129 APDP (sebagaimana dipinda berkuat kuasa 1 April 2025), kami hanya boleh memindahkan data peribadi ke luar Malaysia jika bidang kuasa penerima menawarkan standard perlindungan data yang secara substansial serupa dengan, atau menyediakan sekurang-kurangnya tahap perlindungan yang mencukupi seperti, APDP, atau jika pengecualian lain di bawah APDP terpakai (termasuk kebenaran nyata anda). Dengan menghantar borang pemfailan, anda bersetuju dengan pemindahan ini bagi tujuan yang diterangkan dalam Notis ini.

7. Pilihan dan cara untuk menghadkan pemprosesan data anda

Jika sesuatu ruangan pada mana-mana borang di laman web ini tidak ditandakan sebagai wajib, anda boleh memilih untuk tidak melengkapkannya, walaupun ini mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk menasihati atau memproses permohonan anda (lihat bahagian 8 di bawah). Anda juga boleh meminta kami pada bila-bila masa untuk menghadkan pemprosesan data anda kepada apa yang benar-benar perlu untuk sesuatu pemfailan yang aktif, atau untuk berhenti menggunakannya bagi sesuatu tujuan sekunder tertentu (contohnya, surat-menyurat umum yang tidak berkaitan dengan sesuatu perkara yang aktif), dengan menghubungi kami menggunakan butiran di bahagian 9.

8. Sama ada pemberian data adalah wajib atau secara sukarela

Pemberian data peribadi yang ditandakan sebagai wajib pada borang pemfailan atau penganggar sebut harga adalah perlu bagi membolehkan kami bertindak ke atas permintaan anda — tanpanya, kami secara amnya tidak akan dapat menyediakan sebut harga, atau menyediakan atau menghantar permohonan anda. Pemberian data pada ruangan yang tidak ditandakan sebagai wajib adalah secara sukarela; walau bagaimanapun, maklumat yang tidak lengkap boleh menyebabkan kelewatan, atau bermakna sesuatu perkara tidak dapat diteruskan sehingga maklumat yang tertinggal diberikan. Jika anda menandakan kotak meminta kami menasihati spesifikasi barangan/perkhidmatan bagi pihak anda, kami akan menggunakan maklumat cap dagangan dan kelas yang anda berikan untuk berbuat demikian.

9. Penarikan balik kebenaran, pertanyaan dan aduan

Anda boleh menarik balik kebenaran anda terhadap pemprosesan data peribadi anda oleh kami pada bila-bila masa dengan menghubungi kami di ddo.ip101@gmail.com atau +6010 458 5762. Sila ambil perhatian bahawa penarikan balik kebenaran selepas kami telah mula bertindak ke atas arahan anda mungkin bermakna kami tidak dapat meneruskan pemfailan anda, dan tidak akan menjejaskan kesahihan pemprosesan yang telah dijalankan sebelum penarikan balik anda. Jika anda mempunyai aduan mengenai cara kami mengendalikan data peribadi anda, sila hubungi kami terlebih dahulu menggunakan butiran yang sama supaya kami dapat cuba menyelesaikannya; anda juga boleh mengemukakan aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP) Malaysia.

10. Keselamatan dan tempoh simpanan data

Kami mengambil langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi anda daripada kehilangan, penyalahgunaan, dan akses, penggunaan, pengubahsuaian atau pendedahan yang tidak dibenarkan, selaras dengan Prinsip Keselamatan di bawah APDP. Kami menyimpan data peribadi yang dikumpul melalui borang-borang di laman web ini selama 60 hari dari tarikh penghantaran, selepas itu ia akan dipadam atau dianonimkan secara selamat, melainkan tempoh yang lebih lama diperlukan oleh undang-undang, oleh arahan aktif daripada anda, atau untuk menyelesaikan pemfailan yang masih dalam proses.

11. Pemberitahuan pelanggaran data

Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi yang berkemungkinan mengakibatkan bahaya besar kepada anda, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan subjek data yang terjejas tanpa kelengahan yang tidak perlu, selaras dengan kewajipan pemberitahuan pelanggaran yang diperkenalkan oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (berkuat kuasa dari 1 Jun 2025).

12. Pegawai Perlindungan Data

Berdasarkan jumlah pemprosesan data kami pada masa ini, DDO IP tidak dikehendaki melantik Pegawai Perlindungan Data di bawah ambang yang ditetapkan oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024. Kami akan melantik seorang pegawai sedemikian jika dan apabila dikehendaki oleh undang-undang. Sementara itu, semua pertanyaan berkaitan data peribadi hendaklah dihalakan kepada butiran hubungan di bahagian 9.

13. Perubahan kepada Notis ini

Kami mungkin mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan dalam amalan kami atau dalam undang-undang. Tarikh "Terakhir dikemas kini" di bahagian atas halaman ini menunjukkan bila ia terakhir disemak. Penggunaan berterusan laman web ini dan borang-borangnya selepas Notis yang disemak diterbitkan merupakan pengakuan anda terhadap kemas kini tersebut.

14. Bahasa

Notis ini disediakan dalam kedua-dua bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, selaras dengan Seksyen 7(2) APDP. Sekiranya terdapat percanggahan antara kedua-dua versi, sila hubungi kami untuk penjelasan.